Uso correcto del correo electrónico
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Netiquette: es conjunto de normas sociales que regulan la comunicación virtual en redes de tecnología, informática y comunicación TIC. Combinación de Network + Etiquette (red + etiqueta)
Network: significa red, una red en informática es el conjunto de computadoras que tienen conexión a internet en sistemas de red (red de internet público y/o red de internet privado conocido como intranet), a través del cual pueden comunicarse para intercambiar datos e información.
Etiqueta: es el conjunto de reglas y formalidades que deben observarse en ciertos actos de una persona y suele hacer referencia a su forma de pensar, de comportarse o de ser.
Existen reglas de comportamiento para los variados servicios de comunicación por internet. En ésta ocasión escribiré algunas reflexiones con respecto al uso correcto del correo electrónico.
Destinatario: destinatario es la persona a quien dirigimos el correo electrónico o enviamos archivos adjuntos. Para iniciar el envío de un correo electrónico debemos colocar una cuenta de correo electrónico en el casillero A: (a quien va dirigido el correo, para:) en caso de que deseamos que el destinatario se entere que hay una copia del correo para otra persona, debemos colocar otra cuenta de correo en Cc: (con copia para:) Debemos especificar al final del mensaje a quién va dirigida una copia del mensaje con Ccp. (Con copia para:) Si es se trata de un mensaje oficial o institucional se debe enviar un archivo adjunto del documento escaneado como imagen debidamente firmado y sellado. Además la imagen debe convertirse y guardarse en formato.pdf. También debemos colocar al inicio del mensaje ¿A quienes más (personas y cargos) va dirigido el mensaje? En el caso contrario, si deseamos enviar un correo a varias personas, de manera que no se enteren quienes más están recibiendo el correo, debemos colocar las direcciones de correo electrónico en el casillero Cco: (Con copia oculta para:)
Remitente: remitente, es la persona que envía el mensaje de correo electrónico. Algunas veces he recibido correos electrónicos de “compañeros” que no tienen bien definido sus nombres o tienen un seudónimo sin contener el nombre completo en su correo. De manera que si me interesa el mensaje y quiero saber quién escribe, debo responder con un mensaje preguntando ¿Quién escribe? Para disminuir malos entendidos es importante que desde el momento de crear el correo electrónico se coloque el nombre completo.
Cuerpo del mensaje de correo electrónico: es importante, tener en cuenta que el cuerpo e intención del mensaje debe ser claro y fácil de comprender. Tener el cuidado necesario para no enviar todo el historial del correo electrónico de la persona a la que se le responde o escribe el mensaje. Se debe borrar el contenido de mensajes anteriores y escribir sólo lo que se pretende comunicar. Además, fijar una firma o escribir el nombre al final de cada mensaje de texto.
Correos FW, o RV: en una ocasión un amigo, me preguntaba, ¿Oyes porque no me has respondido el correo que te envié? Le respondí ¿Cuál correo? Él se refería a un correo FW que me había reenviado con archivos adjuntos. Le respondí, __ No te he respondido porque la verdad no me dijiste nada, “Ni un saludo” Son archivos adjuntos que no me llaman la atención.
Para evitar conflictos y malos entendidos con nuestras amistades o familiares, debemos tener cuidado con los correos que se generan en cadena por los servidores de correos electrónicos, los cuales aparecen en nuestra bandeja como correos FW, o RV con títulos llamativos como: “Para que tu corazón tenga la calma que necesita” “Perder un hijo, léelo porfa” Difunde este mensaje, ayuda a un compañero maestro a encontrar a su hijo (hay personas que son adictas a enviar mensajes en cadena hasta por celular) No debemos enviar éstos mensajes porque generan disgustos y gastos innecesarios. Estos correos son molestos, resultan ser falsos y consumen tiempo para quienes los leen, además de que pueden contener virus o rastros de ellos que se instalan en las computadoras como espías si no se cuenta con un protector de virus espías. Algunos usuarios del correo electrónico, les llama la atención el contenido de este tipo de mensajes, los cuales contienen archivos adjuntos y los reenvían a sus amigos y familiares. Muchos de los archivos adjuntos pueden ser de contenido sexual exclusivo para adultos. Archivos que por descuido el usuario abre en entornos laborales o familiares con consecuencias no satisfactorias.
Riesgos al enviar correos FW en cadena: al enviar correos en cadena, si no tenemos el cuidado suficiente para registrar el correo de los destinatarios en C.c.o. (Con copia oculta) las cuentas o direcciones de correo electrónico de nuestras amistades y familiares viajaran en la red de internet con el mensaje, hasta llegar a la base de datos de empresas publicitarias y/o comerciales que saturarán la bandeja o buzón de nuestro correo con información no deseada. También la dirección de correo electrónico puede llegar a manos de personas que podrían hacer uso ilícito del correo electrónico en perjuicio del propietario del correo. En el siguiente enlace podrás analizar lo que ocurre en las relaciones sociales al enviar mensajes en cadena. http://elpajaruyuyuy.spaces.live.com/blog/cns!BEFC0EDB73FA7900!3935.entry
Nota: antes de enviar un correo con archivos adjuntos, debemos pensar si efectivamente el compañero o familiar que lo reciba, lo utilizará para los fines que nosotros deseamos. Debemos acompañar el archivo adjunto con un saludo y mensaje de reflexión sobre el tema, para conocer el punto de vista particular del receptor y no reenviarlo así como viene de internet. El objetivo es que se propicie una comunicación bidireccional, puesto que, desde el momento en que un remitente (Emisor) inicia la comunicación, la responsabilidad debe ser compartida con el destinatario (Receptor). Para ello debemos descargar el o los archivos adjuntos a nuestra computadora, revisarlo con antivirus para estar seguro que no está infectado, iniciar el envío del correo más personal y no como correo FW o RV.
Recodar que un verdadero amigo no te envía correos FW ni RV con archivos que te hacen perder el tiempo, como las cadenas de correos en los cuales se envían archivos adjuntos con chistes, acertijos, noticias llamativas, correos con contenido religioso, información de premios de instituciones o de dinero depositado en bancos el cual te hacen creer que no tiene dueño ni beneficiario, te piden tus datos personales y número de cuenta bancaria para que seas el intermediario de una beneficencia pública, cuando logran obtener tus datos, cometen un fraude en tu contra.
También debes tener cuidado con la llegada de correos que te invitan a inscribirte en sitios en los cuales debes publicar tus datos, por ejemplo Netlog, Fecebook, o páginas donde pregunta si deseas ver fotos de una persona conocida, abres el enlace y no encuentras foto alguna aun registrándote. Si no te interesa inscribirte en sitios en los cuales tus contactos están inscritos debes bloquear la llegada de éstos correos o enviarlos a correo no deseado, y desde este sitio eliminarlos.
Archivos adjuntos: en ocasiones a los alumnos se les solicitan documentos o tareas por correo electrónico. Suele pasar que, al no adjuntar un archivo apropiadamente el maestro no recibe la tarea. El correo electrónico puede ser el pretexto para no hacer la tarea y afirmar que sí se envío la tarea. Recordemos que el correo electrónico es un medio para facilitar y agilizar la comunicación, este servicio no debe limitar la entrega de trabajos principalmente cuando los cursos son presenciales o semipresenciales.
La capacidad de los archivos adjuntos: el uso del correo electrónico gratuito tiene sus limitaciones para el envío de archivos adjuntos con capacidad mayor de 10 Megabytes. Algunas personas que ignoran ésta limitante, solicitan se les envíe archivos de mayor capacidad a su correo. Uno de los principales problemas al enviar correos de mayor capacidad es que, tardan demasiado tiempo de cargarse al correo. Al no soportar la capacidad del archivo, el correo o servicio de internet se bloquea. Para evitar éstas molestias y poder enviar archivos de mayor capacidad, es recomendable subirlo a servidores gratuitos en los cuales se requiere registrarse como usuario, y así poder decidir cuándo eliminar los archivos alojados. Al terminar de cargar un documento o carpeta comprimida con varios documentos de diferente formato en los sitios que permiten alojar archivos de forma gratuita, nos regresa una dirección que es el enlace que podemos compartir, ya sea en un blog o por correo electrónico para que el destinatario pueda descargarlos con mayor facilidad.
Al enviar archivos adjuntos o alojar archivos en servidores gratuitos, debemos respetar el ancho banda de conexión a Internet del destinatario. “El ancho banda, es la cantidad de información o datos que se puede enviar a través de una conexión de red en un período de tiempo dado. El ancho de banda se indica generalmente en bits por segundo (bps)”.
Debemos tener el cuidado de no subir archivos muy pesados. Ya que si, el destinatario tiene un servicio de conexión a internet muy lento o de baja capacidad de conexión a internet en bits, el tiempo de descarga para ese archivo será demasiado, el destinatario se desesperará y abortará la descarga.
Texto escrito por Valentín Flores Hernández
Estudios de Comunicación Educativa Virtual
Universidad Autónoma de Nayarit
Comentarios al correo: valenfh@gmail.com
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